Często w firmach należy przeprowadzić audyt procesów czy struktur i wtedy pojawia się problem z identyfikacją i właściwym szacowaniem kosztów. Biorąc za przykład
obsługę informatyczną okazuje się że łatwo policzyć koszty działań technicznych i administracyjnych ale trudniej policzyć całkowite koszty użytkowania informatyki wliczając w to koszty przestojów, samodzielnych czy nieplanowanych szkoleń, pomocy koleżeńskiej a nawet zmniejszenia zaufania klientów spowodowanych problemami w funkcjonowaniu struktur IT. Do działań technicznych możemy zaliczyć przede wszystkim obsługę stacji roboczych i urządzeń peryferyjnych, obsługę serwerów, obsługę urządzeń sieciowych, planowanie i zarządzanie świadczeniem usług, administrację bazami danych i wsparcie Użytkownika. Do działań administracyjnych zaliczymy szkolenia personelu IT, szkolenia Użytkowników a przede wszystkim zarządzanie i administrację czyli kierowanie i nadzorowanie prac, pracę asystencką, zarządzanie zasobami, zarządzanie budżetem i finansami, kontrole i audyty, zakupy i zarządzanie kontraktami, oraz współpraca z dostawcami i podwykonawcami. TCO (Total Cost of Ownership) czyli całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu jest bardzo trudny do oszacowania. Pomoca służą tutaj przedsiębiorstwa profesjonalnie zajmujące się
obsługą informatyczną firm ale nawet one nie są w stanie bez wydatnej pomocy Zamawiającego oszacować tego w miarę dokładnie. Audyty takie mają sens przy wyborze różnych sposobów obsługi informatyki w firmach. Przy okazji takich szacunków najczęściej znajdujemy niejako przy okazji słabe punkty w procesach i strukturach i od razu mamy szansę na poprawienie funkcjonowania informatyki w firmie. Przegląd TCO daje nam równiez szanse na prawidłowy wybór sposobu obsługi czy pozostać przy dotychczasowych rozwiązaniach czy spróbować nowych rozwiązań np.
outsourcingu informatycznego , SaaS czy korzystania z szeroko rozumianych usług Cloud Computing ?